Administrer la société
L’administration de la société nécessite une organisation rigoureuse qui passe par une répartition des tâches entre les différentes personnes bénévoles impliquées.
Au sein du conseil de gestion, il est indispensable d’identifier des responsables par thématique, en fonction des envies et des compétences des membres :
- Un responsable du suivi de production, monitoring, maintenance,
- Un responsable technique de conception,
- Un responsable communication en lien avec les élus,
- Un responsable juridique et de suivi de l'actionnariat,
- Un gestionnaire du site web
- Un responsable du suivi de la comptabilité et de la facturation,
- Etc.
Les réunions du conseil doivent être régulières, et des comptes rendus sont rédigés et conservés dans un espace partagé et sécurisé.
Gérer l'actionnariat de la société
Du fait de la variabilité du capital, et de la réalisation de projets successifs conduisant à des augmentations régulières du capital, la société voit son actionnariat évoluer. Il peut également y avoir des retraits (une fois la durée d’inaliénabilité des parts dépassée). Il faut donc avoir un suivi rigoureux de l’actionnariat, via la tenue de registres, qui seront demandés en cas de contrôle fiscal.
Assurer la comptabilité de la société
Le suivi de la comptabilité doit être rigoureux, notamment pour pouvoir répondre aux contrôles fiscaux. Il est indispensable d’identifier un ou deux membres du conseil de gestion en charge de ce suivi et du lien avec l’expert-comptable. La dématérialisation de la facturation peut faciliter la gestion.
Valoriser les actions
Le modèle économique des Centrales Villageoises assurant des retombées économiques modérées mais pérennes, une valorisation des parts sociales est prévue au cours de la vie de la société.
Cela peut prendre la forme de versement de dividendes aux actionnaires, sur décision de l'Assemblée Générale.
Par ailleurs, lors de nouvelles phases de capitalisation de la société, une prime d'émission peut être mise en place sur les nouvelles actions émises, de façon à égaliser les droits entre nouveaux et anciens actionnaires.
Le suivi des baux
La société locale paie chaque année les loyers aux propriétaires concernés (sauf dans le cas particulier d'une avance de loyer sur 20 ans par exemple).